فایلینگ اداری چیست و چه کاربردی دارد؟ این یکی از سوالاتی است که معمولا ذهن بسیاری از افراد را درگیر خود کرده و از همین رو ما قصد داریم تا در این مقاله توضیحاتی را در رابطه با فایلینگ اداری و مزایای استفاده از آن برای شما خوانندگان عزیز و محترم بیان کنیم؛ با ما تا پایان این متن همراه باشید.
قفسه های کمد مانند که از آنها به منظور نگهداری و بایگانی پرونده و فایل های مختلف در محیط مدارس، ادارات و شرکت ها استفاده می کنند، گفته می شود. به طور کلی جمع آوری، بایگانی و حفظ اطلاعات بیشمار شرکت ها و موسسات اداری کاری بسیار دشوار بوده و اگر بر اساس نظم و ترتیب صورت نگیرد، کارمندان برای پیاده کردن فایل و پرونده مورد نظر دچار سردرگمی شده و این موضوع سرعت عمل آنان را در پاسخ به درخواست مراجعین کاهش می دهد. از همین رو امروزه اکثر شرکت ها و موسسات اداری برای ایجاد نظم و نگهداری از اسناد و مدارک مهم خود ملزم به استفاده از فایلینگ اداری هستند. این قفسه ها را که به عنوان بخشی از مبلمان محیط های اداری به شمار می آید، معمولا در قالب طرح، مدل و شکل های گوناگون ساخته و می توان انواع مختلفی از آنها را در بازار مشاهده کرد.
.webp)
استفاده از فایلینگ اداری راهی برای مرتب بودن محیط کار
برای پاسخ به این سوال که کاربرد فایل اداری چیست و در چه مکانی می توان از آن استفاده کرد باید گفت که این قفسه های بایگانی را معمولا برای طبقه بندی و نگهداری فایل ها و پرونده های محیط های کاری گوناگون نظیر مدارس، دفاتر ثبت اسناد، شهرداری ها، دفاتر معماری و سایر ادارت و ارگان های دولتی که با حجم عظیمی از پرونده های ارباب رجوع مواجه هستند؛ به کار می برند.
همان طور که اشاره شد؛ هدف از استفاده از فایلینگ اداری در محیط ادارات و سازمان های مختلف، ایجاد نظم و ترتیب و همچنین زیبایی محیط کار می باشد. فایلینگ اداری با دسته بندی اطلاعات و نگهداری فایل ها از بهم ریختگی و ریخت و پاش در محیط های اداری جلوگیری کرده و به این ترتیب کارکنان برای پیدا کردن اطلاعات و پرونده مورد نظر خود دچار سردرگمی نمی شوند. این کار همچنین سرعت عمل آنان را برای پاسخگویی به درخواست مراجعین افزایش داده و به این ترتیب هم آرامش و رضایت کارکنان و هم مراجعین حفظ خواهد شد. بنابراین در یک دسته بندی کلی اگر بخواهیم بگوییم که مزایای استفاده از فایلینگ چیست؟ میتوان به موارد مطرح شده در قسمت زیر اشاره کرد:
.webp)
فواید فایلینگ در فضای اداری مدرن
شما در بازار می توانید طیف گسترده ای از انواع فایلینگ های اداری را مشاهده کنید که در قالب طرح، جنس، رنگ و مدل های مختلف طراحی و عرضه شده و هر شخص بر حسب نیاز و سلیقه خود می تواند برای خرید آن اقدام کند. بهتر است که هنگام خرید فایلینگ اداری به ابعاد و اندازه فضا، حجم پرونده های کاری خود و همچنین رنگ و طرح سایر مبلمان موجود در محیط کار دقت شود.
بنابراین اگر بخواهیم بگوییم که انواع فایلینگ اداری چیست؛ باید آن را از نظر شکل و مدل در دسته های مختلف جای داد که به عنوان استراتژی مناسب برای محیط های کاری پر رفت و آمد بسیار مناسب است. برخی از فایلینگ های اداری مانند کمدهای کشودار قدیمی بوده و برخی دیگر از مدل ها در سایز و ابعاد گوناگون متشکل از فضای بسته و باز ساخته شده اند. همچنین فایلینگ های اداری با توجه به کاربردشان در دو نوع ریلی فلزی و یا کمد های بایگانی متحرک از بازار قابل تهیه هستند.
اکنون قصد داریم که در این قسمت به برخی از نکات مهم در خصوص این که فایلینگ اداری چیست و به هنگام خرید آن باید چه مواردی را مد نظر داشت؛ اشاره کنیم. در واقع از اصول مهم و اولیه هر محیط کاری، رعایت نظم و انضباط در آن است تا هر کس به سرعت و بدون هیچ گونه فشاری بتواند به وظایف کاری خود عمل کند. این موضوع خصوصا برای محیط هایی که با حجم عظیمی از اطلاعات و پرونده های مختلف سرکار دارند؛ حائز اهمیت بوده و باید متناسب با نوع شغل و ابعاد و اندازه فضا، بخشی را برای نگهداری و بایگانی طبقه بندی شده پرونده ها و فایل ها در نظر گرفت تا به محیط سر و سامان داد. انتخاب فایلینگ متناسب با محیط و در نظر گرفتن حجم پرونده ها و ابعاد و اندازه آنها و همچنین مدلی که بیشتری بازدهی را به شما بدهد (ثابت یا متحرک) و زیبایی، قیمت مناسب با توجه به قابلیت ها و ویژگی های منحصر به فرد این دستگاه کاربردی از جمله نکات حائز اهمیت به هنگام خرید آن است.
بعد از آشنایی با پاسخ این سوال که فایلینگ اداری چیست؛ حال نوبت به نحوه محاسبه و تعیین قیمت این مبلمان مدرن اداری پرکاربرد و مهم در فضای اداری می رسد. البته بد نیست که بدانید در خانه نیز می توانید از فایلینگ برای نگهداری کتاب ها و پرونده های مهم کاری خود استفاده کنید و استفاده از وسیله تنها محدود به محیط هایی با کسب و کار گوناگون نمی باشد. قیمت فایلینگ اداری به طور کل به فاکتورهای بسیاری بستگی داشته که از جمله آنها می توان، نوع جنس، طرح ومدل، ابعاد و اندازه و ... اشاره داشت.
همچنین برخی از عوامل تاثیرگذار خارجی نظیر شرایط اقتصادی کشور و نوسانات بازار ارز نیز بر روی قیمت مواد اولیه و فرایند طراحی و ساخت این محصول تاثیر خواهند گذاشت. لذا برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص اینکه بدانید مدل های مختلف فایلینگ اداری چیست و قیمت به روز آنها بهتر است با مشاوران ما در این مجموعه در تماس باشید تا شما در خصوص خرید مناسب خود راهنمایی کنند.
.webp)
آشنایی با فایلینگ اداری
شما می توانید برای دریافت اطلاعات بیشتر از دیگر مقالات ما بازدید نمایید: