مبلمان اداری یکی از مهم‌ترین سرمایه‌گذاری‌هایی می‌باشد که باید برای موفقیت و توسعه دفتر صورت گیرد. خرید بدون برنامه مبلمان اداری بدون اینکه بودجه مشخصی برای این کار در نظر گرفته شود باعث مشکلات مالی بسیاری در ابتدای کار می‌گردد.
اگر برای خرید برنامه‌ریزی وجود نداشته باشد بیشتر از سرمایه‌ای که دارید مصرف خواهید کرد و به‌صورت یقین نمی‌توان گفت پروژه خرید شما موفق بوده است یا خیر. بهتر است خود را در چنین موقعیتی قرار ندهید، مخصوصاً زمانی که در ابتدای کار و تجارت قرار دارید.
به این دلیل شما باید بودجه مشخصی را برای سرمایه‌گذاری در مبلمان اداری در نظر بگیرید. در این مقاله نکاتی در مورد اینکه چگونه با بودجه مشخص برای خرید مبلمان اداری اقدام کنید ارائه‌شده است.
اولین کاری که در هنگام برنامه‌ریزی برای خرید مبلمان و تجهیزات اداری باید به آن توجه کنید، اختصاص دادن و ایجاد بودجه مشخص برای خرید است. در بودجه اختصاص‌یافته شده باید به‌درستی تخمین هزینه‌های خرید آورده شود.
نیازی نیست که بسیار پیچیده به قضیه نگاه شود، در هنگام کشیده شدن نقشه چیدمان فضای اداری باید تمامی مکان‌هایی که نیاز به مبلمان اداری دارند، مشخص شود مانند حسابداری، بخش فروش، اتاق استراحت و سایر بخش‌های مهم. سپس باید بررسی‌های بر روی قیمت مبلمان اداری صورت گیرد و مناسب‌ترین مجموعه ازنظر قیمتی انتخاب شود. دقت کنید که هزینه‌های نصب و راه‌اندازی را نیز در نظر بگیرید. بهتر است معمولاً کمی کمتر از مبلغ بودجه خرید کنید و مبلغی را صرف نصب مبلمان نمایید.
در حالتی که بودجه به اتمام رسید ولی خرید ادامه دارد، باید به دنبال راهی باشید که اقلام غیرضروری را حذف کنید. اگر از تخمین اولیه خود و مبلغ بودجه اطمینان دارید بهتر است دیگر مبلغی را به آن اختصاص ندهید و اقلام غیرضروری را حذف کنید. علاوه بر این دقت کنید در چه مکان‌هایی می‌توان مبلمان ارزان‌تر خریداری کرد، به‌گونه‌ای که بتوان در آینده مبلمان را به‌روز کرد
در حین خرید اشتباهاتی صورت می‌گیرد که باعث خطا در برنامه‌ریزی بودجه می‌شود. اشتباه اول این است که به نیازهای کارمندان توجه نمی‌شود. بارها دیده‌شده مدیر شرکت بدون توجه به نیاز کارمندان اقدام به خرید مبلمان اداری می‌کند درحالی‌که مبلمان بهره‌وری فرد را کاهش داده و موجبات عدم رضایت او را فراهم می‌آورد. بهتر است قبل از خرید با نماینده کارکنان صحبت شود و نظرات آن‌ها شنیده شود.
اشتباه دوم انتخاب قیمت بدون توجه به کیفیت مبلمان اداری است. گاهی پیش می‌آید برای کاهش هزینه‌ها مبلمانی به قیمت ارزان خریده می‌شود که از کیفیت مناسب برخوردار نیستند. همان‌طور که بیان شد باید به «دنبال قیمت مناسب بگردید» اما نه اینکه به کیفیت مبلمان بی‌توجه باشید. در این مواقع به دلیل کیفیت پایین پس از مدتی دوباره باید اقدام به خرید مبلمان کنید و بودجه اختصاص دهید.
اشتباه سوم بی‌توجهی به سازگاری مبلمان نسبت به کاری است که در شرکت صورت می‌گیرد. باید محصولی انتخاب شود که با فنّاوری روز همخوانی داشته باشد. مثلاً برای قرار دادن کامپیوتر محفظه‌هایی بر روی میز کار به‌منظور عبور سیم‌ها و کابل‌ها قرار داشته باشد. بهتر است مبلمانی انتخاب شود کارمندان بتوانند در صورت نیاز آن‌ها را به‌راحتی جابجا کنند و به شکل دلخواه خود دربیاورند.
درنهایت تصمیم نهایی با شماست. باید به‌دقت تجهیزات دفتر خود انتخاب کنید تا دفتر ظاهر خوبی داشته باشد و از طرفی بهره‌وری آن بالا رود و علاوه بر این‌ها در راستای بودجه اختصاص‌یافته باشد.
لازم به ذکر است که شرکت مبلمان اداری فضای گویا، در عرصه طراحی و تولید مبلمان اداری، سه دهه فعالیت مستمر و تخصصی داشته است و می تواند بهترین مشاور در زمینه انتخاب و ساخت مبلمان اداری مد نظر شما باشد.