تحقیقات بسیار وسیعی در زمینه مسائل آکوستیک دفاتر اداری با سیستم باز(open office) در اروپا به خصوص در دهه 60 و 70 انجام شده‌است. مشکلات عمده‌ای که در دفاتر اداری به آن‌ها بر می‌خوریم را می‌توان جمع‌بندی کرد:
در اینجا اول از همه باید اشاره کنیم که فضای اداری را می‌توان به به دو نوع عمده تقسیم بندی کرد
جهان کار، رابطه‌ای عاشقانه توأم با نفرت با فضای اداری باز یا Open Plan Office داشته و دارد. اکثر این نفرت در وضعیت عمدتا نامطلوب آکوستیکی و میزان بالای سر و صدای مزاحم و نویز نهفته است [1]. خوف و رجا.
کارفرمایان معتقدند که ایجاد فضای باز می‌تواند به همکاری جمعی کارکنان کمک کند. حال آن‌که به قول دیو پاولی ، کارکنان نظر دیگری دارند. آنچه برای یک فرد صداست برای دیگری نویز است و مزاحمت! شاید خیلی سخت باشد که کسی از اطرافیان خود را بیابیم که درباره وضعیت سر و صدا در محیط مسکونی و به خصوص محیط کاری خود ابراز رضایت کند. نویز همه جا حاضر است، و مصیبتی است که هرگز به آن عادت نتوان کرد. اثرات منفی نویز بسیار کاویده شده‌است و در اینجا به اختصار به اثرات منفی آن بر بهره‌وری کارکنان می‌پردازیم.
شکایات بسیاری از سر و صدای مزاحم و همهمه در فضاهای اداری باز ثبت شده‌است. تحقیقات بسیاری هم نشان داده‌اند که سر و صدای مزاحم که منجر به حواس‌پرتی کارکنان می‌شود اثری منفی بر بهره‌وری نیروی کار یک مجموعه می‌گذارد. علاوه بر بهره‌وری نیروی کار، ایجاد مشکلات ثانویه ولی مهمی چون تنش روحی و جسمی، استرس، بیماری‌های قلب و عروق و... از دیگر عوارض قرارگیری در معرض نویز و سر و صدای مزاحم است. و البته همین عوارض ثانوی در آینده بسیار نزدیک، دوباره اثر منفی خود را بر بهره‌وری نیروی کار خواهد گذاشت.
بگذارید این مبحث را کمی بیشتر توضیح دهیم. روزهای اول کاری خود را در نظر بگیرید. در این روزها کارفرما از شما انتظار دارد فلان مقدار بهره‌وری داشته باشید . اما صدای مزاحم باعث حواس‌پرتی شما می‌شود. پس قطعا به میزانی، بهره‌وری شما کاسته می‌شود. اما این قصه سر دراز دارد. حال فرض کنید این شرایط کاری ادامه داشته باشد. و هرروز در محل کار با همهمه و سر و صدای مزاحم مواجه شوید. توجه داشته باشید که سر و صدای مزاحمی که درباره آن بحث می‌کنیم، در محل کار شماست، جایی که شما نیازمند تمرکز هستید. شما باید کار خواسته شده را در موعد مقرر انجام دهید مگر نه کار شما و احیانا شرکت شما با کرام الکاتبین است. پس مقدار زیادی استرس هم دارید، حتی اگر سر و صدایی در کار نباشد. پس وضعیت شما از ساعت 8 صبح تا بعد از ظهر با وضعیت شما هنگامی که به کنسرت گروه مورد علاقه‌تان یا احیانا به ورزشگاه می‌روید متفاوت است. در این شرایط شما برای تفریح آماده شده‌اید. سر و صدا هم بخشی از تفریح است! سر و صدای تماشاچیان، اصوات موسیقی و... ولی در فضای کار سر و صدایی که نمی‌خواهید بشنوید و اصلا کمکی به شما در پیش‌برد کارتان نمی‌کند یعنی سر و صدای مزاحم.
پس وضعیت برای شما روز به روز وخیم‌تر می‌شود. و کاهش بهره‌وری شما پس از مثلا 6 ماه با کاهش بهره‌وری شما پس از هفته اول برابر نیست! حال در مورد عوارض ثانوی مثل تنش روحی و جسمی، استرس، بیماری‌های قلب و عروق و دیگر مشکلات فیزیولوژیک و روانی دیگر. درست است که شما در روز اولی که در معرض سر و صدای مزاحم قرار گرفتید، قلبتان از حرکت نمی‌ایستد! ولی پس از یک‌سال یا کمتر، این مشکلات گریبان‌گیر شما یا کارکنان شما یا چه بسا مدیران ارشد و رؤسای شما خواهد شد. و این افراد هنوز پس از یک‌سال یا کمتر، کارکنان شما و رؤسای شما هستند. خود شما هم هنوز خودتانید و وجود دارید اما خسته‌تر و حساس‌تر. پس بهره‌وری این‌بار به طور مزاعف کاهش می‌یابد و به اصطلاح اثر تجمعی دارد. هزینه‌های بهداشت و درمان را هم باید جزو کاهش بهره‌وری حساب کرد.
تمام چیزهایی که بالا گفتیم را به صورت زیر خلاصه می‌کنیم
یک محیط اداری دارای مشخصات ارگونومیکی مثل کیفیت هوا، نحوه دسترسی، نحوه چیدمان فضای اداری و پارتیشن اداری، کیفیت آکوستیکی و... است. تمام این مشخصات بر بهره‌وری نیروی کار تاثیرگذار است. در نمودار زیر[2] تاثیر یک سری از مشخصات از جمله کیفیت آکوستیکی فضای اداری بر روی بهره‌وری و در واقع درصد حقیقی اختلال در بهره‌وری نشان داده شده‌است.
در این نمودار اثر منفی نویز بر بهره‌وری نیروی کار برای محیط‌های اداری با چیدمان‌ها و طراحی‌های مختلف نمایش داده‌شده‌است. اما درباره این تقسیم‌بندی‌های نسبی مثل "فضای بسته خصوص"، "فضای بسته عمومی"و غیره. این تقسیم بندی را که توسط هینس و همکاران[2] استفاده شده‌است، همواره نمی‌توان در هر فضای اداری به صورت مطلق یافت. اکثرا دو یا سه نوع از تقسیم‌بندی‌هایی که در نمودار بالا تفکیک شده‌است به صورت ترکیبی در یک فضای اداری یافت می‌شود. این تقسیم‌بندی‌ها و معادل انگلیسی آن‌ها در جدول زیر آمده‌است. به صورت خلاصه هرکدام را تعریف می‌کنیم. البته این تعریف و شرح وبسط در آینده همه نظرات نویسنده این سطور است و می‌توان تعریف و تقسیم‌بندی مفصل‌تر یا مختصرتر از این هم ارائه‌داد. ولی باید بدانید که به هر حال این تقسیم‌بندی‌ها قرار است به ما طرق مختلف رفتار آکوستیکی یک فضای اداری را نشان دهد و هدف استفاده و مدنظر قراردادن آن‌ها در طراحی آکوستیک فضای اداری است. نکته مهم دیگر این است که هینس و همکاران[2] صحبتی از جنس و مصالح به کار رفته در فضاهای مختلف به میان نیاورده‌اند. این داده‌ها میانگین اتفاقی است که در ادارات انگلستان می‌افتد. از نظر آکوستیکی محیط‌های اداری در انگلستان امروز استاندارد هستند یا باید باشند. در ایران امروز وضع به چگونه است؟ این پرسشی است که در قاموس این مقاله جایی ندارد و ما سعی خواهیم داشت در آینده در قالب مقالات و پژوهش‌های دیگر به آن‌ها پاسخ دهیم. ولی چیزی که تاکنون تجربه کردیم نشان می‌دهد که در ایران درصد بسیار بالایی از فضاهای اداری(نزدیک به صد در صد) فاقد استاندارد آکوستیکی هستند.
| enclosed private | enclosed shared | open high partition | open low partition | open | open hybrid |
| فضای بسته خصوصی | فضای بسته عمومی | فضای باز با پارتیشن بلند | فضای باز پارتیشن کوتاه | فضای باز | فضای باز ترکیبی |
• فضای بسته خصوصی: فضای اداری، تقسیم شده توسط اتاق‌های مجزا که در هر اتاق یک نفر حضور دارد. برای بازدهی بیشتر در این شرایط می توان از پارتیشن اداری آکوستیک استفاده کرد.
• فضای بسته عمومی: فضای اداری کلاسیک، تقسیم شده توسط اتاق‌های مجزا که در هر اتاق بیش از یک نفر حضور دارد.
• فضای باز با پارتیشن بلند: فضای اداری باز، سالنی وسیع و بدون دیوارهای حائل، که بخش‌های مختلف توسط پارتیشن‌های بلند تفکیک شده‌اند.
• فضای باز پارتیشن کوتاه: فضای اداری باز، سالنی وسیع و بدون دیوارهای حائل، که توسط پارتیشن‌های کوتاه فضایی نیمه خصوصی برای کارکنان فراهم. شده است.
• فضای اداری باز: فضای اداری باز، سالنی وسیع و بدون دیوارهای حائل، که از تعدادی میز، مبلمان و فضای کاری تشکیل شده‌است و از پارتیشن استفاده نمی‌شود.
طبق نمودار اوضاع آکوستیکی برای یک فضای بسته عمومی و فضای باز بدون پارتیشن بدترین وضع را دارند. یعنی اگر ما در فضاهای مختلف، کاهش کیفیت آکوستیکی برابری را در نظر بگیریم یا یک نویز مشخص با بلندی صدای یکسان ایجاد کنیم، در فضای بسته عمومی و فضای باز بدون پارتیشن بدترین نتایج را می‌گیریم و بله! کاهش بهره‌وری نیروی کار. البته این کاهش بهره‌وری نیروی کار در همه فضاهایی که اقدامات لازم آکوستیکی انجام نشده‌است رخ می‌دهد، ولی نه به طور مساوی. این نکته نباید فراموش شود که در مبلمان اداری، وجود پارتیشن الزامی نیست ولیکن برای بهبود روند بازدهی کارمندان، گزینه مهم و موثری محسوب می شود.
واضح است که نمی‌توان مثلا برای طراحی چیدمان یک شرکت، فقط از فضای باز استفاده کرد. کارکردهای متفاوت بخش‌های مختلف یک شرکت، چیدمان متفاوتی می‌طلبد. ما باید بدانیم که اولا کارکرد اداری این تقسیم‌بندی‌ها در چیست و دوما به کارگیری این فضاها باعث بروز چه مشکلاتی از نظر آکوستیکی می‌شود. در واقع دست ما به عنوان طراح داخل چه "پوست گردویی" قرار میگیرد!!!! و چه بلایی نازل می‌شود. سپس برای این مشکلات چاره جویی می‌کنیم و دوباره به نقطه اول طراحی باز می‌گردیم، با طراح فضای اداری بحث می‌کنیم و خط قرمزهای او را متوجه می‌شویم. بله! طراحی آکوستیکی فضای اداری به هیچ وجه یک خیابان یک طرفه نیست. در ادامه باز هم تلاش می‌کنیم ویژگی‌های این فضاهای مختلف، معضلات پیش روی ما و راه‌حل‌های عملی برای ایجاد یک فضای دلنشین و آرام را بررسی کنیم.
پانویس:
1. "پژواک" واژه‌ای علمی نیست. اصطلاح علمی که بر بازتاب مداوم صدا در اثر بازتاب در محیط از سطوح مختلف دلالت دارد همانا واژه “reverberation” است که ترجمان فارسی آن "واخنش" است. دکتر اسمعیل بیگی، دکتر مهدی برکشلی و پروفسور مولانا، از اساتید صاحب‌نام رشته آکوستیک و دیگر اهل فن همواره بر استفاده درست از واژه‌های علمی رشته آکوستیک تاکید و در ثبت و ترویج این واژه‌ها در اسناد و مقالات کوشا بوده‌اند. ما نیز باید سعی کنیم از واژگان علمی و فارسی در یک مقاله فارسی‌زبان استفاده کنیم. از آن‌جایی که واژه "واخنش" برای مخاطب فارسی‌زبان که تخصص‌های دیگری جز آکوستیک دارند، ممکن است ناآشنا به نظر بیاید و مانع فهم مطلب و پیوستگی مفهومی آن برای مخاطب شود، ما در این رشته مقالات از واژه "پژواک" استفاده می‌کنیم و در پرانتز یا پانویس اشاره به ریشه اصلی آن خواهیم کرد. در اینجا بازهم از اساتید و اهل فن آکوستیک پوزش می‌طلبیم.5. Actual percentage of unproductivity