هدف از ساخت فایلینگ اداری چیست؟

فایلینگ اداری امروزه در هر اداره و سازمانی یافت می شود. حتی برخی افراد از فایلینگ در منزل خود نیز استفاده می کنند. اما براستی استفاده از فایلینگ اداری می تواند مزایایی داشته باشد؟ هدف از ساخت و استفاده از فایلینگ سازمانی و اداری چیست؟ برای رسیدن به جواب این سوالات با ما همراه باشید.

فایلینگ اداری چیست؟

حتما شما هم برای انجام کارهای مختلف به اداره ها و سازمان های متعددی رفته اید و شاید در هر اداره پرونده ای نیز داشته باشید. قطعا جمع آوری و بایگانی و حفظ این اطلاعات برای همه افراد ساده نیست و باید دارای یک نظم و انضباط و مکان مناسبی باشد. در اداره جات برای نگهداری از اطلاعات و پرونده ها معمولا از سیستم فایلینگ استفاده می شود. فایلینگ اداری در شکل ها و مدل های مختلفی موجود می باشد که بنا به نیاز تان می توانید از هر یک از آن ها استفاده کنید. اما چیزی که هنگام خرید این مبلمان اداری از اهمیت بالایی برخوردار می باشد، در واقع هدف استفاده از این فایلینگ می باشد که شما می خواهید آن را برای چه کاری و در چه مکانی استفاده کنید. حتی بودجه و فضای اداری شما هم در انتخاب این مبلمان تاثیر بسیار زیادی دارد. از این رو در ادامه قصد داریم بیشتر در مورد هدف استفاده از فایلینگ اداری و مزایا و معایب آن صحبت کنیم.

فایلینگ اداری

هدف از ساخت فایلینگ اداری

البته در بخش قبل به طور مختصر به هدف اصلی از ساخت سیستم فایلینگ اشاره کردیم. اما در این جا می خواهیم دقیق تر در این رابطه صحبت کنیم. هدف اصلی از ساخت فایلینگ اداری و استفاده از آن در مراکز اداری و سازمانی، در واقع ایجاد نظم در بایگانی اطلاعات و مراقبت از آن ها می باشد. نظم و انضباط در جایی که با میزان زیادی از اطلاعات رو به رو هستیم، حرف اول را می زند. این کار از گم شدن اطلاعات یا بهم ریختگی کار جلوگیری می کند. البته منظور ما این نیست که حتما می بایست در سازمان های بزرگ از سیستم فایلینگ استفاده کرد؛ حتی در منزل تان نیز برای سر و سامان بخشیدن به اطلاعات و مدارک تان می توانید از فایلینگ های کوچک استفاده کنید که بسیار پرفایده نیز هستند.

فایلینگ اداری

نقش فایلینگ اداری در افزایش بهره وری کارکنان

در این جا می خواهیم درباره نقش استفاده از فایلینگ اداری در بهره وری کار و کارکنان صحبت کنیم. شاید از خودتان بپرسید آیا این دو مبحث می توانند به یکدیگر مرتبط باشند؟ در جواب باید عرض کنیم که استفاده از یک سیستم فایلینگ مناسب می توانند به اطلاعات بسیار زیاد و در هم نظم و ترتیب بخشیده و سرعت دسترسی کارکنان به اطلاعات را افزایش دهد. همین موضوع باعث بهبود سرعت کار و در نهایت بهره وری کارکنان می شود. علاوه بر این از گم شدن اطلاعات و صرف زمان بسیار زیاد برای یافتن اطلاعات جلوگیری می شود. نکته دیگر نظم و انضباط در کار شما می تواند باعث ایجاد روحیه خوب در کارکنان و البته مشتریان شما شود که نتیجه آن اعتمادی است که به شما می کنند. علاوه بر این اگر از یک فایلینگ اداری استفاده کنید که با دکوراسیون داخلی محل کارتان در تضاد نیست و زیبایی بسیاری به محل کار تان می بخشد، همین موضوع خود می تواند در روحیه شما و دیگر افراد تاثیر چشمگیری داشته باشد.

مزایا و معایب فایلینگ اداری

شاید معرفی اهداف استفاده از فایلینگ اداری خود نمونه هایی از مزایا فایلینگ اداری باشد. اما دیگر مزایا استفاده از فایلینگ اداری می توانند شامل کاهش هزینه، دسترسی آسان به پرونده ها و پوشه ها، عدم استفاده از زونکن های پرحجم و گران قیمت، افزایش زیبایی محیط و ... می باشد. قطعا استفاده از هر چیزی ممکن است معایبی نیز داشته باشد. یکی از معایب استفاده از فایلینگ اداری، محدودیت های هر فایل یا طبقه باشد. البته اگر در هنگام خرید فایلینگ این نکته را مد نظر قرار دهید، مشکلی به وجود نمی آید. همچنین حجم و فضایی که سیستم فایلینگ از محیط اداری شما اشغال می کند، نیز می تواند از جمله معایب آن باشد.

فایلینگ اداری


 
سایر مقالات
انواع مبلمان اداری و ویژگی های آن ها
انواع مبلمان اداری و ویژگی های آن ها
به استاندارد مبلمان اداری دقت کنید زیرا مبلمان اداری نشان دهنده اعتبار شرکت شما است. مبلمان اداری شامل میز مدیریت، میز کنفرانس، میز اداری و ... است.
ادامه مطلب
توضیحاتی کلی درباره میز اداری
توضیحاتی کلی درباره میز اداری
میز اداری از جمله لوازمات ضروری برای تمامی ادارات و سازمانها به شمار می رود. اما برخی از مدیران در انتخاب میز اداری برای شرکت خود با وسواس زیادی عمل می کنند
ادامه مطلب
مبلمان اداری دست دوم بخریم یا نخریم؟
مبلمان اداری دست دوم بخریم یا نخریم؟
اما اگر می‌خواهید مبلمان اداری دست دوم بخرید بهتر است نکاتی را مد نظر داشته باشید و بی گدار به آب نزنید تا از همان لوازم دست دوم هم استفاده کافی را ببرید.
ادامه مطلب
پارتیشن اداری و مزایای آن
پارتیشن اداری و مزایای آن
با توجه به گسترده شدن فعالیت داخلی شرکت ها، گاهی کمبود فضا به یک مشکل اساسی تبدیل می شود. همچنین برای ساختمانهایی که استیجاری هستند، امکان تقسیم فضا تنها از یک راه ممکن است و
ادامه مطلب